Správa dokumentov

Modul Správa dokumentov systematicky eviduje všetky dokumenty, ktoré do firmy prichádzajú a odchádzajú, alebo sú vytvorené interne, v súlade s platnou legislatívou SR. Riešenie riadi spracovanie registratúrnych záznamov vo firme, od zaradenia záznamu do spisu, vybavenie poverenými spracovateľmi až po jeho úschovu a vyradenie. Zároveň poskytuje okamžité informácie o štádiu vybavovania záznamov a spisov a kontroluje dodržiavanie zákonných a interných lehôt.

Dodržiavanie interných a zákonných lehôt
Na základe údajov pri evidencii spisu Správa registratúry automaticky pridelí registratúrnu značku spisu, ktorej súčasťou je aj časová lehota uloženia. Počas spracovania záznamov a spisu riešenie automaticky kontroluje dodržiavanie lehôt na ich vybavenie a upozorňuje na blížiace sa termíny. Vďaka čomu pomáha predchádzať nežiaducim situáciám pri nedodržaní zákonných lehôt.


 

Žiadny dokument sa nestratí

Riešenie riadi prácu so záznamami a spismi tak, aby ste mali okamžite k dispozícii všetky dôležité informácie, od detailov záznamu a spisu, až po stav ich spracovania a lehotách pre vybavenie a vyradenie spisu. Správa registratúry je garanciou, že sa žiaden dokument nestratí, ani nepoškodí.


 

Jednoduché a prehľadné vyradenie spisov po lehote uloženia
Riešenie podporuje jednoduché a prehľadné vyraďovacie konanie z registratúrneho strediska. Týka sa to napríklad spisov, ktorých lehota uloženia už vypršala. Po jej ukončení sa automaticky vytvárajú vyraďovacie zoznamy pre vyraďovacie konanie a preberacie zoznamy pre spisy, ktoré prechádzajú do trvalej archívnej starostlivosti. Spisy s rovnakou lehotou sú zaradené v ukladacích jednotkách. Systém eviduje presné uloženie ukladacích jednotiek v rámci Registratúrneho strediska, čo umožňuje jednoduché hromadné vyradenie záznamov a spisov.

Modul SPRÁVA DOKUMENTOV obsahuje:

  • Evidenciu dokumentov a spisov
  • Správu príručných registratúr
  • Správu registratúrneho strediska
  • Kontrola dodržiavania lehôt spracovanie
  • Spájanie súvisiacich spisov
  • Automatizované uzatvorenie roku a prečíslovanie otvorených spisov

 


Viac informácií o MEMPHIS SRÁVA DOKUMENTOV nájdete na Memphis Správa dokumentov A4